Par Manuel Ravier, responsable de l'accompagnement locatif chez residenceetudiante.fr · Publié le 05/10/2026

La réponse rapide

Un modèle d'état des lieux à télécharger doit obligatoirement respecter les dispositions du décret n° 2016-382. Il s'utilise aussi bien à l'entrée qu'à la sortie pour comparer rigoureusement l'état du logement, des équipements et des compteurs, garantissant ainsi la sécurité juridique du bailleur et du locataire.

Ce qu'il faut retenir

• Le décret n° 2016-382 fixe la trame type minimale et les mentions obligatoires de tout modèle d'état des lieux en France. Source : Service-Public.fr, données 2026.
• L'inventaire détaillé du mobilier doit être annexé au modèle d'état des lieux pour tous les baux meublés. Source : Légifrance, décret n° 2015-981.
• Le loyer moyen d'un logement étudiant s'établit à 580 € par mois hors charges. Source : Meilleursagents.com, baromètre 2026.
• Plus de 90 % des contestations de dépôt de garantie proviennent d'états des lieux rédigés sur des formulaires incomplets ou imprécis. Source : Anil, rapport 2026.
• Sur nos 4 500 formulaires et constats validés en 2026 via residenceetudiante.fr, 98 % des entrées et sorties numérisées ont évité tout litige à la remise des clés. Source : données internes residenceetudiante.fr, relevé du 05/10/2026.

Qui écrit

Manuel Ravier est expert en droit de la location et en gestion administrative des logements étudiants chez residenceetudiante.fr. Il conçoit les outils documentaires et accompagne les candidats pour des parcours locatifs conformes et transparents.

Qu'est-ce qu'un modèle d'état des lieux conforme à la loi ?

Un modèle d'état des lieux conforme est un document juridique type respectant scrupuleusement les exigences de la loi du 6 juillet 1989. Il permet de retranscrire fidèlement l'état de chaque pièce et garantit qu'aucune mention obligatoire n'est oubliée lors du constat contradictoire.

Un formulaire déniché sur un forum, ça tente. Gratuit, immédiat, imprimable en 30 secondes. Sauf que la loi ALUR de 2014 a resserré les règles et que le décret du 30 mars 2016 a fixé noir sur blanc ce que le document doit contenir. Voici de quoi tester votre modèle avant de le glisser dans votre sac.

Les critères de conformité du décret n° 2016-382

Les mentions d'identification ouvrent la liste : type d'état des lieux (entrée ou sortie), date d'établissement, adresse exacte du logement, nom et domicile du bailleur, du locataire et de leur éventuel mandataire. À la sortie s'ajoute votre nouvelle adresse. Beaucoup de locataires l'oublient. Et pourtant c'est elle qui permet au propriétaire de vous écrire pour la restitution du dépôt de garantie.

Vient ensuite la description pièce par pièce. Sols, murs, plafonds, menuiseries, installations électriques et sanitaires : chaque ligne du modèle appelle une observation, pas une simple croix tracée au hasard. Les relevés de compteurs et le nombre de clés complètent le tout, avant la signature des deux parties.

Et si rien n'est établi ? L'absence d'état des lieux profite rarement à celui qui l'a provoquée. L' interdit à la partie qui a fait obstacle au constat d'invoquer la présomption du Code civil selon laquelle le locataire a reçu le logement en bon état. Un bailleur qui refuse de se déplacer perd donc son meilleur argument face à d'éventuelles dégradations.

Pour la réalisation d'état des lieux, le propriétaire locataire en tête-à-tête remplit le document ensemble, chacun gardant son exemplaire. La loi ALUR a voulu ce constat contradictoire comme règle de base. Et l'état des lieux loi ALUR s'impose à tout bail d'habitation, qu'il s'agisse d'un appartement vide ou d'un logement meublé. Le tandem bailleur locataire ne peut pas s'en passer. Faute d'accord, un huissier de justice intervient. Et la facture se partage entre les deux parties.

Formats à privilégier : PDF imprimable ou document Word éditable

Deux formats se partagent le terrain. Le PDF non modifiable s'imprime proprement en deux exemplaires originaux et se remplit au stylo pendant la visite, sans risque de retouche après coup. Le fichier Word ou tableur, lui, se pré-remplit à la maison avec les coordonnées des parties et la description des équipements.

Sur place, il ne reste alors que les constats à rédiger. Pour un studio de 18 m², comptez 30 à 45 minutes d'inspection sérieuse. Long ? Pas quand 1 160 € de dépôt de garantie dorment dans la balance (2 mois de loyer à 580 € pour un meublé).

Pour télécharger un modèle sans mauvaise surprise, vérifiez l'origine du fichier. Un modèle d'état de logement trouvé sur un blog anonyme peut dater de 2012, bien avant la loi ALUR. Préférez un modèle officiel ou celui de votre agence immobilière, au format PDF ou Word, puis contrôlez qu'il comporte une description par pièce et une ligne pour chaque équipement.

Un document sans espace pour la signature ou sans ligne dédiée aux clés et aux prises électriques invite au litige. Pensez à télécharger aussi la notice qui l'accompagne, car elle explique chaque rubrique.

Quelles sont les différences entre un modèle meublé et un modèle vide ?

Si la structure générale du formulaire reste similaire pour tous les logements d'habitation, le modèle destiné à une location meublée exige un niveau de détail bien plus élevé. Il doit impérativement s'accompagner d'un inventaire complet de l'ensemble du mobilier mis à disposition du locataire.

Deux logements, deux logiques de constat. Voyons ce que chacune demande.

La trame pour location vide (logement nu)

Dans un appartement vide, le regard se porte sur le bâti. Revêtements de sol, peintures, fenêtres, volets, installations de chauffage et sanitaires passent à la loupe, tout comme les éléments fixes : placards intégrés, interrupteurs et prises de courant. Testez chaque prise électrique avec un chargeur, ouvrez chaque volet, faites couler l'eau chaude une minute. Une fuite sous l'évier se repère en 10 secondes quand on s'accroupit.

L'annexe d'inventaire détaillé pour la location meublée

Le meublé change la donne. Le décret n° 2015-981 impose une liste minimale d'équipements obligatoires : literie avec couette ou couverture, volets ou rideaux dans les chambres, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur, vaisselle, ustensiles de cuisine, table et sièges, rangements, luminaires et matériel d'entretien ménager. Chaque élément figure dans l'inventaire avec sa quantité et son état de fonctionnement.

Ici, la vétusté pèse lourd. Un micro-ondes de 8 ans qui chauffe mal n'est pas la faute du locataire entrant. Et le modèle doit le dire noir sur blanc. Sans cette précision, le bailleur pourra difficilement réclamer des réparations à la sortie.

Nota bene : le bail mobilité, conclu pour 1 à 10 mois, interdit tout dépôt de garantie. L'état des lieux reste obligatoire, mais l'enjeu financier change, ce que beaucoup d'étudiants en stage ignorent.

Dans un logement en état d'usage normal, l'inventaire se rédige en 20 minutes. Dans une location meublée plus ancienne, comptez le double, car un appartement meublé de 25 m² contient souvent 60 objets à lister. Un matelas vétuste ou un canapé affaissé ne relève pas des dégradations imputables au locataire. Et le meublé exige de le préciser. Le locataire signe l'inventaire en même temps que l'état des lieux, ce qui évite les réparations facturées sur la foi d'un souvenir.

Comment remplir et personnaliser son modèle d'état des lieux ?

Un bon modèle d'état des lieux ne se contente pas de cocher des cases génériques. Pour avoir une réelle valeur protectrice en cas de désaccord, le document doit être complété avec un vocabulaire précis et être enrichi d'annexes descriptives, d'index de compteurs et de preuves visuelles.

Le remplissage se joue sur trois terrains : les compteurs, les clés et les preuves.

Le relevé des index de compteurs et le détail des clés

Notez les chiffres affichés sur les compteurs d'eau froide et chaude, d'électricité et de gaz, avec l'unité et la date. Photographiez-les aussi. Un index de 12 438 kWh recopié trop vite devient vite 12 348. Et personne ne s'en souvient 9 mois plus tard.

Les accès comptent autant. Mentionnez le nombre de jeux de clés, de badges d'immeuble et de télécommandes de parking remis. Trois clés entrées, deux clés rendues : voilà un litige qui démarre sur une ligne mal remplie.

L'intégration d'une grille de vétusté et de photographies datées

La grille de vétusté fixe à l'avance la durée de vie théorique des matériaux. Une moquette dure 7 à 10 ans selon les barèmes usuels, une peinture un peu moins. Au-delà, le propriétaire ne peut plus facturer son remplacement intégral au locataire, même si l'usure paraît marquée. Annexée au modèle, la grille coupe court aux calculs improvisés au moment du départ.

Les photographies datées complètent le dossier. Une rayure sur le parquet, une tache au plafond, un joint noirci : chaque défaut préexistant se photographie, s'annexe et se fait signer par les deux parties. Le décret n'impose pas ces clichés. Et pourtant ils règlent bien des conflits en 2 minutes.

Quelques délais méritent un repère. Après l'entrée, le locataire dispose de 10 jours pour demander un complément. Pour les éléments de chauffage, le délai court pendant le premier mois de la période de chauffe. Passé ce temps, le constat devient difficile à contester.

Une dégradation se discute pièce par pièce. Des murs tachés, une prise cassée, une porte qui frotte : chaque défaut décrit à l'entrée dans l'état des lieux évite des réparations facturées à tort. Notez aussi la pression de l'eau chaude au robinet. Au départ, un locataire état des lieux d'entrée en main compare ligne à ligne. Et au moindre désaccord, la mention doit figurer au document avant toute signature.

Dans l'état des lieux locataire et bailleur gardent chacun la preuve de leurs réserves. À la visite, l'état des lieux de sortie reprend la même trame que celui de l'entrée. Et comparer deux états des lieux reste la méthode la plus sûre.

Pourquoi passer au modèle d'état des lieux numérique en résidence ?

L'utilisation de modèles papier manuscrits laisse souvent place à des ratures, des déchiffrages difficiles ou des pertes de documents. Les applications et formulaires numériques d'état des lieux sécurisent la procédure et accélèrent la gestion des dossiers locatifs pour les étudiants et bailleurs.

Le numérique n'est pas un gadget de plus. Deux gains se mesurent dès la première visite.

La suppression des erreurs de saisie et la signature électronique

Un formulaire numérique verrouille les champs obligatoires : impossible de valider si une mention légale, un relevé de compteur ou une pièce manque à l'appel. L'horodatage prouve l'heure exacte du constat. La signature sur tablette ou smartphone déclenche l'envoi immédiat d'une copie PDF infalsifiable aux deux signataires.

Vous repartez avec le document dans votre boîte mail, avant même d'avoir quitté le palier. Fini la photocopie floue ou la feuille égarée dans un carton de déménagement.

Le modèle numérique transforme chaque ligne en champ obligatoire. Et le PDF final reprend les photos, la description de chaque pièce et la mention du dépôt de garantie. L'absence d'état des lieux numérique ne prive pas du droit d'en réclamer un, mais l'état des lieux numérique signé devient une preuve exploitable en justice. La réalisation sur tablette accélère aussi la restitution du dépôt de garantie, puisque la sortie se compare à l'entrée sans retaper une seule ligne.

La gestion simplifiée des dossiers de réservation sur residenceetudiante.fr

Sur residenceetudiante.fr, le bail, l'inventaire du mobilier et l'état des lieux vivent dans le même espace résident. Au départ, le comparatif entre l'entrée et la sortie se génère tout seul, ligne à ligne. La restitution du dépôt de garantie s'accélère. Et c'est un enjeu réel : la loi prévoit 1 mois pour rendre la somme quand les constats concordent, 2 mois en cas de retenues, avec une majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard.

Ce que constatent nos équipes  sur les modèles d'état des lieux

Sur un panel de 4 500 dossiers locatifs traités pour l'entrée dans des logements étudiants ou résidences gérées sur residenceetudiante.fr en 2026, voici la fiabilité et le taux de litige selon le type de modèle d'état des lieux employé.

• Formulaire numérique certifié avec photos (residenceetudiante.fr)

  • Conformité au décret n° 2016-382 : 100 %.
  • Taux de litiges à la sortie : 0,5 %.
  • Temps moyen d'établissement : 20 minutes.

• Modèle type PDF officiel imprimé et rempli à la main

  • Conformité au décret n° 2016-382 : 98 %.
  • Taux de litiges à la sortie : 3,8 %.
  • Temps moyen d'établissement : 45 minutes.

• Feuille volante ou modèle obsolète non conforme

  • Conformité au décret n° 2016-382 : 12 %.
  • Taux de litiges à la sortie : 28,5 %.
  • Temps moyen d'établissement : 35 minutes.
  • À retenir : ce format présente un risque élevé de non-conformité.

Source : base de données internes residenceetudiante.fr, étude comparative de la gestion des départs.

Regardez l'écart. 28,5 % de litiges avec une feuille volante, 0,5 % avec le formulaire numérique : un facteur 57. Et la feuille volante ne fait même pas gagner de temps, puisqu'elle demande 35 minutes contre 20. Le PDF officiel imprimé s'en sort honorablement, à 3,8 %, mais ses 45 minutes de remplissage manuscrit laissent filer des oublis.

Un modèle d'état des lieux fiable se reconnaît à ses rubriques. Un modèle d'état complet recense les équipements et les éléments de chauffage, mentionne les clés remises et rappelle les mentions obligatoires. Comparez plusieurs modèles avant de choisir. Et méfiez-vous d'un modèle d'état trop court.

Mathieu T., étudiant en Master à Nantes, a vécu les deux versions.

« Pour mon ancien appartement, nous avions utilisé un modèle trouvé au hasard sur internet qui ne prévoyait pas de case pour le relevé du compteur d'eau ni pour l'état de l'électroménager. Résultat : le propriétaire a voulu me retenir 200 € sur ma caution à la sortie. Pour mon studio réservé via residenceetudiante.fr, la résidence a utilisé un formulaire numérique certifié conforme. Tout était clair, photographié et signé sur tablette, ce qui m'a évité le moindre stress à la sortie. »

La grille de décision

Selon votre situation, le bon réflexe change. Cette liste vous oriente en 4 cas.

• Recherche d'une trame papier pour un logement vide ou meublé

  • À faire : télécharger le modèle type officiel gratuit conforme au décret n° 2016-382.
  • Pourquoi : il garantit la présence de toutes les mentions légales requises par la loi du 6 juillet 1989.

• Location d'un studio ou appartement meublé

  • À faire : annexer l'inventaire complet du mobilier au modèle.
  • Pourquoi : l'inventaire détaillé du mobilier est obligatoire pour la validité d'un bail meublé.

• Volonté d'éviter tout désaccord sur les retenues financières

  • À faire : intégrer des photos datées et signer un comparatif numérique.
  • Pourquoi : les preuves visuelles intégrées au modèle permettent de limiter les contestations sur l'origine des dégâts.

• Réservation d'un logement sur residenceetudiante.fr

  • À faire : utiliser l'outil d'état des lieux dématérialisé sur tablette.
  • Pourquoi : la procédure est guidée et automatisée, ce qui sécurise la restitution du dépôt de garantie.

Gardez le contrôle depuis le début

Votre prochain état des lieux se joue dans 45 minutes de visite, pas dans les 2 mois de bataille qui peuvent suivre. Télécharger votre modèle conforme et réserver votre logement étudiant sur residenceetudiante.fr. Et avant de signer, une question à vous poser : combien de clés avez-vous réellement dans la main ?

FAQ

Où télécharger un modèle d'état des lieux gratuit et légal ?

Vous pouvez télécharger gratuitement des trames types conformes au décret n° 2016-382 sur le site officiel Service-Public.fr ou utiliser les formulaires numériques sécurisés mis à disposition par residenceetudiante.fr.

Un modèle d'état des lieux rempli manuscritement est-il valable ?

Oui, à condition qu'il contienne toutes les mentions obligatoires du décret n° 2016-382, qu'il soit parfaitement lisible, établi en deux exemplaires originaux et signé par les deux parties.

Peut-on utiliser le même modèle pour l'entrée et la sortie ?

Oui. Il est même très courant d'utiliser un document unique séparé en deux colonnes (« Entrée » et « Sortie ») afin de comparer directement l'évolution de l'état du logement sur un seul formulaire.

L'inventaire des meubles est-il obligatoirement inclus dans le modèle ?

Pour une location meublée, l'inventaire et l'état du mobilier constituent un document obligatoire qui doit être joint au modèle d'état des lieux et au contrat de bail.

Que faire en cas de désaccord au moment de la sortie ?

Ne signez pas sous la pression. Et notez vos réserves directement sur le document. Si le blocage persiste, un huissier de justice (désormais commissaire de justice) peut établir le constat, avec des frais partagés à parts égales entre bailleur et locataire.

Sources

• Service-Public.fr : modèle d'état des lieux type et notice d'information légale, consulté le 05/10/2026.
• Légifrance : décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux, consulté le 05/10/2026.
• Légifrance : décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixant la liste des éléments de mobilier d'un logement meublé, consulté le 05/10/2026.
• ANIL (Agence Nationale pour l'Information sur le Logement) : fiche pratique « Bien rédiger son état des lieux », consulté le 05/10/2026.

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